„Keine“ Grenzen mit der Suche
Faktisch wird der gesamte Inhalt von SharePoint indexiert und ist über die Suche aufzurufen. Nebst dem Inhalt (Elemente, Dokumente, Sites, Seiten, etc.) werden auch ganze viele Eigenschaften von Elementen, also List-Items oder Dokumenten, indiziert. Es spielt dabei keine Rolle, ob bei der Suche innerhalb von Sites, Liste oder Bibliotheken gesucht wird, der Suche sind „keine“ Grenzen gesetzt. Um allerdings richtig suchen zu können, muss die Suchabfrage (Search Query) richtig gewählt werden, so dass nicht immer alles durchsucht wird oder nicht relevante Informationen in der Suche aufgeführt werden.
Der Search Query mit KQL
Der Search Query kann mit dem sogenannten KQL Syntax (= Keyword Query Language) konfiguriert werden. In diesem können verschiedenste Eigenschaften, u.a. Path, und Parameter mit AND und OR verknüpft aneinander gehängt werden, so dass gezielt gesucht werden kann. Der Search Query kann in der Microsoft Search (Verticals) oder auch in den PnP Modern Search Web Parts (Search Results Web Part) angepasst werden.
Beispiel: Im Search Vertical „Alle Intranet Inhalte“ erwarten die User, dass alle Inhalte im Intranet durchsucht werden, im Search Vertical „Teams“ hingegen sollen nur Inhalte aus Teams-Sites durchsucht werden, nicht aber das ganze Intranet.
Dies und vieles mehr kann in der Suche konfiguriert werden, um das Such-Erlebnis der User erheblich zu steigern.
Spezifischer Inhalt mit der Eigenschaft Path
Mit der Eigenschaft Path: kann ganz gezielter Inhalt in der Suche zur Verfügung gestellt werden, sprich, im Search Query wird definiert, welche Elemente durchsucht und in den Suchergebnissen angezeigt werden sollen. Am Beispiel der Microsoft Search wird der Query direkt im Search Vertical konfiguriert:
Anbei sind einige Beispiele, wie mittels der Eigenschaft Path die Suchresultate eingeschränkt werden können. Die Eingabe von * oder ähnlichem ist nicht notwendig, es werden per Default alle Inhalte angezeigt.
Das : nach der Eigenschaft Path ist der Vergleichsoperator und das : heisst in dem Fall enthält resp. contains.
Inhalte einer Site
Alle Elemente die in der Eigenschaft (Path) den Wert (https://mehr365.sharepoint.com/sites/MSTEvents/) enthalten (:).
Path:“https://mehr365.sharepoint.com/sites/MSTEvents/“
Inhalte einer Bibliothek
Path:“https://mehr365.sharepoint.com/sites/MSTEvents/Shared%20Documents/“
Inhalte einer Liste
Path:“https://mehr365.sharepoint.com/sites/MSTEvents/Lists/SessionTracker/“
Inhalte aus mehrere Sites
Mittels OR Verknüpfung im Query können Inhalte aus mehreren Sites angezeigt werden. Dabei lohnt es sich, den Query ausreichend mit „“ und AND zu strukturieren, damit er auch bei vielen Verknüpfungen lesbar bleibt. Das gleiche gilt für jegliche Inhalte, so z.B. auch mehrere Listen oder Bibliotheken, von denen Elemente in den Suchergebnissen angezeigt werden sollen.
Path:“https://mehr365.sharepoint.com/sites/MSTEvents/“ AND Path:“https://mehr365.sharepoint.com/sites/MediaStore/“
Suchen und Finden
Es dauert jeweils eine Weile bis das Vertical erstellt oder updated wurde. Danach erscheint es in der Microsoft Search und zeigt nur Ergebnisse aus dem gezielt konfigurierten Search Query an.
